Cómo preparar tu participación en una feria, paso a paso
Una buena feria se prepara meses antes. Estos son los pasos que vemos en los expositores a los que mejor les va, desde reservar el espacio hasta el seguimiento de los contactos.
1. Define para qué vas a la feria
Vender en el stand, conseguir contactos, lanzar un producto, reunirte con distribuidores o posicionar la marca. Cada objetivo cambia el diseño: un stand para vender necesita exhibición y caja; uno para reuniones necesita mesas y algo de privacidad.
2. Reserva el espacio con tiempo
Las mejores ubicaciones se venden primero. Pregunta al organizador por el plano de la feria, el tamaño de los espacios y el manual del expositor, donde están las reglas de montaje.
3. Diseña el stand
Con el plano y el objetivo, el diseñador propone el stand en 3D. Revisa que la marca se vea desde el pasillo, que la gente pueda entrar fácil y que haya espacio para guardar material y objetos personales.
4. Aprueba los planos con la feria
Muchos recintos piden aprobar los planos del stand antes del montaje, sobre todo si es alto, de dos niveles o tiene estructuras colgadas. Tu proveedor del stand debe preparar esos planos con las medidas y materiales reales.
5. Contrata los servicios del recinto
Energía, internet, aseo y en algunas ferias seguridad se contratan directamente con el organizador. Hazlo antes de la fecha límite: después suele costar más.
6. Prepara la gráfica y el material
Logos en buena resolución, fotos de producto, catálogos, tarjetas y lo que vayas a entregar. La gráfica del stand se imprime antes de la feria, así que debe estar aprobada con tiempo.
7. Montaje
El montaje se hace en los días y horarios que fija la feria. Un buen proveedor llega con todo fabricado y solo arma en el recinto.
8. Durante la feria
Ten suficientes personas para atender en las horas de más público y una forma sencilla de registrar los contactos. Un stand bonito sin nadie que atienda pierde gran parte de su valor.
9. Desmontaje y seguimiento
Después de la feria viene lo más importante: contactar a las personas que conociste en los días siguientes, mientras te recuerdan.
Si estás empezando a planear tu feria, revisa también cuánto cuesta un stand y nuestro calendario de ferias en Colombia.
Preguntas frecuentes
¿Con cuánto tiempo debo empezar?
Lo ideal es reservar el espacio entre cuatro y seis meses antes, y contratar el stand dos o tres meses antes de la feria.
¿Qué pasa si el stand no cumple el reglamento?
El recinto puede pedir cambios o no permitir el montaje. Por eso conviene revisar el manual del expositor antes de diseñar.